Если от рабочих ждут безукоризненного соблюдения правил охраны труда, то от нанимателя – правильно оформленных документов. И как почерк может многое рассказать о своем авторе, так и манера заполнения журнала инструктажей по охране труда – об отношении представителей данной организации к теме вопроса… Так какие же ошибки при заполнении подобных журналов являются непростительными?
Инструктажи по охране труда
Не на всех предприятиях считают нужным рассказать рабочим об элементарных правилах поведения за станком, считая самим собой разумеющимся, не говоря уж про инструктажи! Но журналы по охране труда – заполнены. Их-то куда проще проверить!
Но наметанный глаз госинспектора тут же вычислит: записи на нескольких листах сделаны одинаковым цветом чернил и под одним и тем же наклоном и нажимом, очевидно – заполнялось в последний день и «на скорую руку». Предъявить, конечно, что-то в таком случае сложно, но зерно сомнения в соблюдении порядка проведения инструктажей ляжет в благодатную почву…
А потому в организациях важно не просто своевременно и качественно осуществлять инструктажи, но и правильно регистрировать их проведение в соответствующих журналах, которые как зеркало отражают любую работу, проведенную в этом направлении.
Читайте также: Как оформить документы по оценке условий труда?
Как избежать ошибок при заполнении журналов инструктажа по ОТ
По большому счету, оформить и заполнить журнал инструктажей по охране труда не сложнее, чем сам инструктаж провести. Единственное — отнимает некоторое время. Но главное – разобраться в основных правилах, ведь нюансы есть в любом деле.
Прежде всего, нужно запастись трудностираемыми чернилами. Подойдут любые оттенки фиолетового, синего и черного цветов. Никаких пометок карандашами и ручками других цветов в журнале по ОТ быть не должно!
Вносить информацию в такие журналы нужно предельно аккуратно, ведь в этом документе нет права на ошибку. А если всё-таки описка допущена – запись полностью перечеркивается одной сплошной чертой и вносится пояснение: «Запись ошибочна». Это действие подтверждается подписью специалиста, вносившего корректировку и ее расшифровкой. И уже с чистой строки (прямо как в школе) создается новая.
Помните – никаких корректоров и «латок»! Прилагать усилия, которые могли бы затруднить или сделать нечитабельным информацию – недопустимо.
Записи в журнале должны следовать друг за дружкой. Наличие (даже единичных) «форточек» — незаполненных по каким-то причинам граф – не разрешено. Как и не допускается упоминание, так облегчившего нам жизнь символа «-//-». Даже если одна и та же фамилия должна фигурировать в журнале несколько сотен раз.
Практика показывает: часто допускаются элементарнейшие ошибки в ведении журналов по охране труда. Например, при проставлении подписи работники путают столбцы и ставят свою подпись совсем не там, где нужно.
При заполнении обложки название организации прописывается полностью. Сокращенный вариант, конечно, возможен, но только в случае, если это соответствует учредительным документам.
Также во время заполнения на обложке графы «Начат» необходимо проставить дату шнуровки журнала и заверить ее. Это делает руководитель своей подписью. Аналогичные действия — с графой «Окончен». В данном случае проставляется дата последней записи в документе. Она, кстати, подытоживается чертой с указанием: «Журнал окончен. Дата. Подпись ответственного».
Все страницы журнала по ОТ обязательно нумеруются. Причем не только цифрами, но и прописью. Позже – прошиваются, скрепляются печатью и заверяются подписью руководителя. Делается это следующим образом. Хвостики нити приклеиваются к последней странице журнала, на них накладывается квадратная полоска бумаги с надписью, указывающей количество прошитых и пронумерованных страниц. На эту полоску ставится печать таким образом, чтобы ее часть захватила квадратик, а часть соответственно — осталась на самом журнале.
Говорят, что рукописи не горят. Но не в этом случае. А потому для журналов по охране труда (учитывая 10-летние сроки их хранения) необходимо выбирать качественную бумагу, а при прошивке – плотную капроновую нить. Более подробно с условиями, касающимися порядка заполнения данных журналов, можно ознакомиться в хорошо известном Постановлении №175.