Неотъемлемая часть трудового процесса – контроль времени, отработанного каждым отдельно взятым сотрудником. Это необходимо для многих факторов. В первую очередь, безусловно, для начисления заработной платы.
Благодаря грамотной организации учета, можно влиять на повышение производительности труда, усовершенствование дисциплины труда сотрудниками, рациональному распределению работ, и как следствие — увеличение прибыли компании и возможности более высокой оплаты сотрудникам.
Цели учета
Руководство компании всегда планирует объемы заданий, которые сотрудники могут выполнить за рабочую смену, неделю, месяц, год и т.д. Однако на эти планы могут повлиять различного рода факторы, такие как форс-мажорные обстоятельства и человеческий фактор.
Также невозможно предвидеть и такие ситуации, как природные бедствия, отсутствие поставки или авария, поломка оборудования и др.
Все эти моменты приводят к тому, что запланированные объемы не выполняются, а это приводит к явному несоответствию прибыли и расходов (заработная плата работникам) предприятия.
Благодаря учету рабочих часов, возможно достижение таких целей, как:
- дисциплина среди сотрудников – отсутствие опозданий, несвоевременного ухода с рабочего места, перерывов и переписок в соцсетях в рабочее время;
- продуктивность труда — улучшение показателей его качества и результативности;
- оптимизация денежных ресурсов для зарплаты сотрудникам – исключается время, которое не было использовано на трудовой процесс.
Читайте также: Зачем делать аттестацию рабочих мест?
Документальное оформление
Каждая организация в соответствии с Трудовым кодексом РБ ведет документальный учет часов, которые отработал сотрудник. Каким именно будет этот учет, должны определять локальные документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- коллективное соглашение;
- трудовой договор.
Здесь важно прописать для каждой профессии и должности график: продолжительность смен, длительность перерывов и их количество, время, когда смена начинается и заканчивается, выходные дни, а также продолжительность отпуска.
Кроме этого, отработанное время каждого сотрудника ежедневно отражается в табеле. Здесь учитываются командировки, ночные смены, больничные листы, сверхурочные, работа в выходные и праздничные и т.д.
Способы ведения учета
На то, какому способу контроля рабочего времени, будет отдано преимущество, влияет ряд обстоятельств:
- специфика деятельности компании;
- количественный штат сотрудников;
- уровень трудовой дисциплины работников;
- финансовые возможности компании;
- эффективность и экономическая обоснованность способа;
- корпоративная политика компании.
Учитывая все вышеперечисленные факторы, руководство компании может выбрать один из следующих способов:
- личный контроль руководителя за соблюдением графика подчиненными;
- фиксация времени прихода/ ухода на пропускном пункте в журнале (личная карта доступа, наличие охранника, вахтера, ответственного лица);
- предоставление отчета еженедельного или ежемесячного по результатам выполненной работы;
- автоматизированный учет;
- наблюдение за работниками с использованием камер видеонаблюдения.
Читайте также: Защита работников от воздействия вредных производственных факторов
Классификация учета отработанного времени
Различают три основные вида учета отработанных часов:
- ежедневный – он характерен для тех компаний, где продолжительность рабочих смен одинаковая;
- недельный — применяется тогда, когда на протяжении недели количество отработанного рабочего времени изменяется из-за специфики предприятия;
- обобщенный – учет, который применим там, где другие формы контроля не могут вестись из-за специфики предприятия (скользящий график), он помогает не только начислять заработную плату, но и контролировать соблюдение нормы рабочих часов, согласно законодательству.